Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stellen
Für den Betrieb dieser Plattform, die öffentliche Webseite und die technische Bereitstellung:
Svyetlorusov Oleksandr
Untergrüner Straße 152
58644 Iserlohn
Deutschland
E-Mail: info@os-kep-services.de
Für die im jeweiligen Mandantenkonto erfassten Mitarbeiter-, Standort-, Planungs- und Arbeitszeitdaten:
Verantwortlich ist der jeweilige Arbeitgeber/Tenant, der das Mandantenkonto nutzt und die Mitarbeiterdaten in das System einpflegt.
2. Zweck der Verarbeitung
Das System verarbeitet personenbezogene Daten zur digitalen Standort-Zeiterfassung, zur Einsatzplanung, zur Mitarbeiterverwaltung, zur Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Standortezuordnung, Aufgabenbereichen, Auswertungen und internen Korrekturen.
3. Verarbeitete Daten
Je nach Nutzung werden folgende Daten verarbeitet:
- Stammdaten von Arbeitgebern/Tenants, insbesondere Name, Kontaktdaten und Zugangsdaten,
- Benutzerkonten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Tenant-Zuordnung und Login-Daten,
- Mitarbeiterdaten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Stundensatz, Status, Tenant-Zuordnung und Benutzerkonto,
- Standortedaten, insbesondere Standortename, Adresse, Aufgabenbereich, Notizen und Zuordnung zum Tenant,
- Planungsdaten, insbesondere Datum, Reihenfolge, Sammelort, Standort, Aufgabenbereich, sichtbare Hinweise und Fahrtpauschalen,
- Zeitbuchungen, insbesondere Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenbeginn, Pausenende, Buchungsstatus und Korrekturen,
- Standortdaten bei Buttondruck, wenn die Funktion aktiv ist und das Endgerät beziehungsweise der Browser die Standortfreigabe bereitstellt,
- technische Protokolldaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browserdaten, Fehlermeldungen und Sicherheitsereignisse,
- Support- und Kommunikationsdaten, wenn Anfragen per E-Mail oder über das System gestellt werden.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung zur Bereitstellung der Plattform, Benutzerverwaltung, Mandantenverwaltung und Vertragserfüllung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheits-, Protokollierungs- und Missbrauchsschutzmaßnahmen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten durch den jeweiligen Arbeitgeber erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Arbeitszeitdokumentation auf Grundlage der für den Arbeitgeber geltenden arbeits- und datenschutzrechtlichen Grundlagen, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 26 BDSG, soweit diese Grundlagen im konkreten Beschäftigungsverhältnis anwendbar sind.
5. Standortdaten
Standortdaten werden nur verarbeitet, wenn die technische Funktion aktiv ist und der Nutzer die Standortfreigabe im Browser oder Endgerät zulässt. Standortdaten dienen der Dokumentation des Buttondrucks, zum Beispiel bei Arbeitsbeginn, Pausenbuchung oder Arbeitsende. Eine dauerhafte Hintergrundverfolgung ist in dieser Webanwendung nicht vorgesehen.
6. Cookies und lokale Speicherung
Das System verwendet technisch notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen für Login, Sitzungsschutz, CSRF-Schutz, Spracheinstellungen und Systemfunktion. Es werden keine Werbe-Cookies, keine externen Tracking-Cookies und keine Analyse-Cookies eingesetzt.
7. Empfänger und Auftragsverarbeitung
Daten werden innerhalb des Systems nur den berechtigten Benutzern des jeweiligen Tenants angezeigt. Der Plattformbetreiber verarbeitet Daten technisch zum Betrieb, zur Wartung, zur Sicherheit, zur Fehlerbehebung und zur Bereitstellung der Software. Hosting- und technische Dienstleister können als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies für Betrieb, Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten, Rechtsdurchsetzung oder technische Sicherheit erforderlich ist.
8. Speicherdauer
Daten werden gespeichert, solange sie für die Nutzung des Systems, für Nachweise, Abrechnung, arbeitsrechtliche Dokumentation, steuerliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Sicherheit des Systems oder Rechtsdurchsetzung erforderlich sind. Tenant- und Benutzerkonten können deaktiviert werden. Eine Löschung erfolgt nach Vertragsende oder nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Nachweisfristen, soweit keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
9. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit die Daten im Mandantenkonto eines Arbeitgebers verarbeitet werden, ist der jeweilige Arbeitgeber/Tenant der erste Ansprechpartner für Auskunfts- und Korrekturanfragen zu Arbeitszeit-, Standorte- und Mitarbeiterdaten. Technische Anfragen zum Plattformbetrieb können an info@os-kep-services.de gerichtet werden.
10. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. Datensicherheit
Das System verwendet technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere rollenbasierte Zugriffe, Tenant-Trennung, Authentifizierung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und Zugriffsbeschränkungen.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, technische Abläufe, rechtliche Anforderungen oder Verarbeitungsprozesse ändern. Wesentliche Änderungen können im System angezeigt werden.